Niemand kann alles können, da sind wir uns einig. Was für einzelne Personen gilt, gilt aber erst recht für kleine Marketingabteilungen.

Selbstverständlich sollte die Marketingleitung dafür sorgen, dass die wichtigsten Kompetenzen zur Umsetzung der Marketingstrategie im Team vorhanden sind; manchmal jedoch kann es durchaus hilfreich sein Fachwissen bei Experten einzuholen.

Outsourcing ist insbesondere interessant bei Innovationen innerhalb des Unternehmens, die nicht aus dem eigenen Produkt und Kerngeschäft entspringen, sondern dieses Unterstützen. Stichwort: Digitaler Wandel.

Auch bei Auftragsspitzen, krankheitsbedingtem Ausfall eines Mitarbeiters oder anderen, nicht planbaren Umständen, kann es ratsam sein, externe Hilfe einzukaufen. Damit Outsourcing Ihrem Unternehmen einen Mehrwert bringt, sollte es gut organisiert sein. Wir setzten uns in diesem Blog damit auseinander, wann Sie Outsourcing in Betracht ziehen sollten und geben Ihnen einige Tipps, wie Sie Marketing-Dienstleistungen erfolgreich outsourcen.

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Wann Sie das Outsourcing von Marketing-Dienstleistungen in Betracht ziehen sollten – und wie Sie es angehen

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1.     Vorteile, die Ihnen das Outsourcing von Marketingdienstleistungen bietet

Vor allem kaufen Sie benötigtes Know-how ein. Sie konzentrieren sich auf Ihr Kerngeschäft und müssen weder neue Mitarbeiter einstellen noch viel Geld und Zeit in kostspielige und zeitintensive Fort- und Weiterbildungen investieren. Wo Sie nicht weiterwissen, setzen Sie auf das Fach- und Expertenwissen von Profis. Unterm Strich sparen Sie Kosten ein und profitieren von professioneller Qualität.
Hochspezialisierte Dienstleister können Ihnen genau die Leistung anbieten, die Sie gerade jetzt benötigen. So können Sie beispielsweise sehr schnell und in der Regel unkompliziert und ohne Vorlaufzeit auf tiefgehendes Expertenwissen zugreifen, ohne dafür extra eine neue Infrastruktur schaffen zu müssen. Sie bleiben bei Ihrem Kerngeschäft und kaufen lediglich die benötigte Expertise ein.

2.     Welche Bereiche und Tätigkeiten Sie outsourcen können

Kurz gesagt: Sie können all die Tätigkeiten outsourcen, die nicht Ihr unmittelbares Kerngeschäft ausmachen.

Gerade im Bereich des Online-Marketings gibt es eine Menge Arbeit, die Sie extern delegieren können, ohne dabei die Fäden aus der Hand zu geben. Und in diesem Bereich ist es auch oftmals ratsam.

Kommunikation wird mit jedem neu zu bespielenden Kanal immer komplexer, die sich ständig verändernden Algorithmen der Suchmaschinen und Trends aus Übersee und Asien – wer will da im Tagesgeschäft den vollständigen Überblick behalten?

Also kümmern Sie sich zum Beispiel um die übergeordnete Marketingstrategie und geben die Umsetzung an Dritte weiter, komplett oder zum Teil genau da, wo Sie Ihr Team sinnvoll entlasten und ergänzen können. Oder wo Sie eine Leistung nur einmal benötigen. Das kann Suchmaschinenoptimierung sein, Webdesign, Grafikdesign, Content-Erstellung durch externe Texter oder die Produktion von Multimedia-Inhalten, um nur einige Bereiche zu nennen.

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3.     Wie Sie den richtigen Outsourcing-Partner finden

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Wenn es um die Zusammenarbeit mit einem Dienstleister geht – das kann eine Agentur sein, ebenso gut aber auch ein Freelancer –, sollten Sie sich auf drei Dinge verlassen: auf Ihr Gefühl, auf die Außendarstellung des Anbieters und auf seine Referenzkunden.

Das Gefühl steht hier an erster Stelle, weil es um die vertrauensvolle, transparente und zum Teil sehr enge, manchmal sogar langfristige Zusammenarbeit mit anderen Menschen geht. Denn auch wenn Sie sie nicht gleich einstellen, werden Sie viel Zeit mit ihnen verbringen, und da sollten Sie sich riechen können. Unterschätzen Sie nie, wie wichtig es ist, dass Persönlichkeiten zusammenpassen.

Werfen Sie dann einen Blick auf die Außendarstellung. Ist der Internetauftritt aktuell? Wirkt er durchdacht, stimmen Design und Text und, ganz wichtig: der Inhalt? Wenn Sie sich etwa nach einer Social-Media-Agentur umsehen: Ist die Agentur in den relevanten sozialen Netzwerken repräsentiert und aktiv unterwegs, setzt sie also das um, was Sie bei ihr einkaufen wollen?

Und nicht zuletzt ist es Ihr gutes Recht, mit einigen Referenzkunden Rücksprache zu halten. Wenn ein Dienstleister gute Arbeit macht und das auch weiß, wird er gegen ein solches Gespräch nichts einzuwenden haben.

Unser Tipp: Starten Sie das Outsourcing mit einem kleinen Projekt, das nicht geschäftskritisch ist. So können Sie am lebenden Objekt sehen, ob die Chemie stimmt und ob Personen und Arbeitsweisen zusammenpassen.

4.     Wie Sie Ihr Outsourcing organisieren sollten

Outsourcing funktioniert nicht ohne genaue Aufgabenzuweisung, klare Zuständigkeiten und einen abgestimmten Workflow. Nicht zu vergessen, ein ausführliches, unmissverständlich formuliertes Briefing.

Treffen Sie vertragliche Vereinbarungen und halten Sie diese schriftlich fest. Setzen Sie Kollaborationstools und -systeme ein (Kanban, Scrum, Trello, Slack, Clouddienste für das gemeinsame Arbeiten an Dokumenten, zum Beispiel).

Nehmen Sie Ihre eigenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter früh genug mit, damit sie sich nicht übergangen oder schlimmer noch: überflüssig fühlen.

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Arbeiten Sie partnerschaftlich und auf Augenhöhe mit Ihrem Dienstleister.

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Als Marketingleitung obliegt Ihnen die ständige Kommunikation, Sie halten das Projekt zusammen, nach innen und nach außen. Und obwohl Sie mit einem externen Dienstleister kooperieren, muss das Ergebnis immer so aussehen, als käme es direkt von Ihnen.

Es kann also nicht schaden, wenn Sie sich die Kompetenzen, die Sie einkaufen, bis zu einem gewissen Grad selbst aneignen würden. So können Sie die Leistung, die Ihr Outsourcing-Partner erbringt, besser und zuverlässiger einschätzen.

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5.     Diese Fallstricke sollten Sie vermeiden

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• Dokumentieren Sie alle Arbeitsschritte akribisch. Was Sie unbedingt vermeiden sollten, ist eine zu große Abhängigkeit von einem Dienstleister. Mit einer ausführlichen Dokumentation können Sie den Dienstleister immer mit möglichst geringen Reibungsverlusten wechseln, etwa wenn die Qualität nachlässt, die Ergebnisse nicht mehr stimmen oder Sie das Gefühl haben, dass keine Vertrauensbasis mehr besteht.
• Kommunizieren Sie deshalb immer mit offenem Visier. Wer ständig durch die Blume spricht, muss sich nicht wundern, dass er nicht verstanden wird. Seien Sie offen und ehrlich und transparent. Fehler in der Kommunikation führen unweigerlich zu Missverständnissen, unter denen die Arbeit leidet.
• Beachten Sie unbedingt die Datenschutzgrundverordnung. Achten Sie auf sensible Daten und sichern Sie sich, wenn nötig, juristisch gemeinsam mit Ihrem Datenschutzbeauftragten ab (das kann in den Bereichen der Personalverwaltung oder Gehalts- bzw. Honorarabwicklung nötig sein).

Fazit

Wenn Sie das Outsourcing von Marketing-Dienstleistungen sorgfältig planen, können Sie nicht nur Kosten sparen für Personal und Infrastruktur, sondern Sie sparen wertvolle Zeit, die Sie in das Kerngeschäft Ihres Unternehmens investieren können. Der richtige Outsourcing-Dienstleister wird mit der Zeit zu einem wertvollen Partner, mit dem Sie gemeinsam wachsen und Ihre Marketingziele verwirklichen können.